Kommunen inför nytt e-handelssystem

Det nya e-handelssystemet kan liknas vid en webbshop där kommunens avtalade leverantörer finns. Finessen är att de utsedda beställarna i verksamheterna inte behöver hålla reda på vilken leverantör som har avtal för vad. Systemet gör det möjligt att söka efter de artiklar och tjänster beställaren har behov av, oavsett leverantör. Idag måste varje beställare veta vem som är leverantör, ha inloggning hos varje leverantör och ha koll på vilka varor de ska köpa var.

– Det är ineffektivt, osäkert och tar mycket tid för beställaren. Genom det här systemet kan vi skapa ett effektivare och säkrare flöde. Vi kan också göra uppföljningar för att få ökad kontroll över inköpsmönster för att på ett bättre sätt tillmötesgå varje verksamhets behov av avtal, säger Camilla Hulkki, upphandlingssamordnare.

Stoppa felaktiga inköp

E-handelssystemet innebär ett nytt arbetssätt för alla chefer, då de i det nya systemet attesterar beställningar istället för fakturor. Kommunen räknar med att det innebär en besparing i både tid och pengar eftersom felaktiga inköp kan stoppas och fakturorna betalas automatiskt om beloppet matchar lagd beställning.

Systemet innebär även förbättringar för leverantörerna. All kommunikation mellan system och leverantör går som elektroniska meddelanden och är fullt integrerade mellan respektive system. Mindre leverantörer har också möjlighet att använda en gratis leverantörsportal där det går att skicka e-fakturor.

Ansluta fler leverantörer på sikt

Kommunen inför det nya e-handelssystemet den 12 oktober och då kommer åtta leverantörer med tillsammans 12 avtal att vara anslutna. Hanteringen av kommunens alla fakturor kommer också att flytta över till nya systemet.

– Målet är att inom ett par år ha majoriteten av kommunens leverantörer anslutna till e-handelssystemet på något sätt, även de som levererar tjänster. Det här är en del i vår digitalisering och vi ser fram emot ett modernt och lättanvänt system som underlättar för både beställare och leverantörer, säger Anneli Svensson, kommundirektör.

Mer information
Camilla Hulkki, upphandlingssamordnare, 0670-167 43